Persondatapolitik

Persondatapolitik for boligadministration i BJØRNSHOLM A/S
BJØRNSHOLM A/S er underlagt databeskyttelsesloven og databeskyttelsesforordningen, hvilket bl.a. betyder, at vi er forpligtet til at oplyse om, når vi behandler personoplysninger, og hvilke personoplysninger vi behandler, samt hvilke rettigheder den person, hvis oplysninger, vi behandler, har.

Databehandlers kontaktoplysninger

BJØRNSHOLM A/S
Bredgade 25 F
1260 København K
+45 3331 1002
CVR. 37975737
privacy@bjornsholm.com

Hvordan behandler vi dine persondata
Når vi behandler dine persondata, så gør vi det på vegne af vores kunder, som er ejerne af de ejendomme, andelsbolig-, ejer- og grundejerforeninger, som vi administrerer.

Vores kunder er dataansvarlige, og BJØRNSHOLM er databehandler i denne sammenhæng. I forbindelse med BJØRNSHOLM administration af almene boliger er det boligorganisationen, som er dataansvarlig.

BJØRNSHOLM indgår databehandleraftaler med alle vores kunder. Kunden (den dataansvarlige) har således forsikring om, at vi som databehandlere forpligter os til at overholde reglerne om behandling af persondata.

BJØRNSHOLM har ligeledes indgået databehandleraftaler med BJØRNSHOLM Drift og Bygherrerådgivning A/S og BJØRNSHOLM Advokater ApS. BJØRNSHOLM A/S udfører reception-, løn- og regnskabsfunktion samt bogholderi for både bygherre- og advokatfirmaet.

Hvorfor behandler vi dine persondata
Det er nødvendigt for at kunne administrere og drive ejendommen og din bolig jf. administrationsaftalen, at vi behandler dine persondata.

Men vi er også nødt til at gøre det også for at kunne overholde lovgivningen og kontrakten med dig. For at kunne kommunikere med dig, indhenter vi dine kontaktinformationer, og for at kunne udfærdige varmeregnskabet for hele ejendommen er vi nødt til at få oplysninger om dit varmeforbrug.

I nogle tilfælde er vi nødt til at få oplysninger om dit CPR-nummer og bankkonto. F.eks. hvis vi skal udbetale bestyrelseshonorar eller fordi du som bestyrelsesmedlem skal legitimeres overfor bank eller der skal indgås betalingsaftaler o. lign.

Hvis ejendommen har ansatte, typisk viceværter, behandler vi personaleadministrative persondata i relation til ansættelsesforholdet, for at kunne krav i henhold til lov, udbetale løn, godtgørelser, søge refusion mv.

Vi indsamler og behandler alene personoplysninger, der er nødvendige og relevante, og vi sletter dem, hvis vi ikke længere har brug for dem.

Har vi modtaget dine persondata, og får vi brug for at anvende disse til et andet formål end formålet, oplysningerne er indsamlet til oprindeligt, vil du altid blive oplyst herom og evt. anmodet om at samtykke hertil, hvis dette er krævet.

Hvorfra stammer oplysningerne?
Vi får som regel oplysningerne fra dig selv i forbindelse med indgåelse af en lejekontrakt.

Modtagelsen af dine oplysninger kan også komme fra anden side, hvilket kunne være tidligere administrator, ejendomsmæglere, der oplyser om salg/køb af en lejlighed, offentlige myndigheder (kommuner, ved boliger på plejehjem), som klagenævn eller domstole eller fra andre beboere i forbindelse med en husordensklagesag.

Hvem er de registrerede?
Følgende personer kan vi have eller skal vi have personoplysninger om:

• Potentielle, nuværende og tidligere kunder (dvs. ejere af ejendomme, for hvem BJØRNSHOLM A/S administrerer ejendomme, garager, parkeringspladser og gårdlaug).
• Erhvervslejere (nuværende og evt. tidligere)
• Bolig- og andre lejere, også lejere af garager- og parkeringspladser (nuværende og tidligere)
• Andelshavere (nuværende og tidligere)
• Ejerlejlighedsejere (nuværende og tidligere)
• Fremlejetagere (nuværende og tidligere)
• Bestyrelsesmedlemmer i bestyrelser i andelsbolig- og ejerforeninger (nuværende og tidligere)
• Viceværter, gårdmænd og lignende (nuværende og fratrådte)
• Ventelisteansøgere (nuværende og tidligere)
• Pårørende til lejere og ejere (nuværende og tidligere)
• Leverandører som fx håndværkere og entreprenører (nuværende og tidligere)
• Personer, der henvender sig til dataansvarlig eller databehandler.

Hvilke persondata behandler vi og med hvilket formål?
Vi behandler persondata af følgende kategorier:

• Navn
• Adresse
• Telefonnummer
• Mailadresse
• Lejemålsnummer
• Oplysninger om boligen, herunder forbrugsoplysninger (varme, vand), vaskekort, adgangsnøgler/-kort, klagesager, varslinger, boligstøtte, fremlejeforhold, tinglyste servitutter og panteretter, sikkerhedsstillelse.
• Betalingsoplysninger, herunder kontonummer, restance, konkursbegæringer, udlæg i andelsbolig og deposita.

Vi har undtagelsesvist også følgende oplysninger, hvis du har oplyst dem til os:

• CPR-nummer
• Titel, erhverv og uddannelsesmæssig baggrund (primært leverandører & samarbejdspartnere)
• Legitimationsoplysninger (primært erhvervslejere og bestyrelsesmedlemmer i henhold til hvidvaskloven).

Vi kan i sjældne tilfælde have:

• Fødselsdato
• Familiemæssige oplysninger (samlivsophævelse, separation, skilsmisse, pårørende)
• TV-overvågning (kun i ejendomme med TV-overvågning, der optages)
• Registreringsnummer på biler ved administration af parkeringspladser.
• Helbredsoplysninger fx i forbindelse med ansøgning om handicapparkering og indretninger og klagesager eller jobansøgninger, hvor oplysningerne er givet af dig selv.
• Statsborgerskab eller tro (i forbindelse med ansættelsessager).

Udgangspunktet er, at vi kun behandler almindelige persondata.

I tilfælde af klagesager og tvister, erstatningskrav, inddrivelse og udsættelsesforretninger for lejere og ejere samt ved personaleadministration af ansatte på ejendomme, kan vi undtagelsesvist behandle følsomme personoplysninger eller oplysninger om strafbare forhold, hvis behandlingen er nødvendigt for at sikre BJØRNSHOLM og/eller kundens rettigheder i sagen. Oplysningerne vi blive slettet, når det ikke længere er nødvendige at behandle dem.

Oplysninger kan overlades til ejendommens advokat, hvilket kan være advokatfirmaet BJØRNSHOLM Advokater ApS, hvis det er aftalt med kunden, at til eksempel inddrivelse foregår v/advokatfirmaets foranstaltning.

Vores persondatabehandling baserer sig oftest på lovligt sagligt grundlag, dvs. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f, hvorfor dit udtrykkelige samtykke ikke er nødvendigt. Men vi indhenter naturligvis dit samtykke, hvis det undtagelsesvist er nødvendigt til et specifikt formål. Det vil det f.eks. være hvis specialindretning af en bolig til en handicappet lejer er nødvendig og bevilliget. Afgivelse af samtykke er altid frivilligt, og kan trækkes tilbage.

Videregivelse af personoplysninger
Vi anonymiserer altid personoplysninger, hvor det er muligt.

I visse tilfælde er vi forpligtet til at videregive visse personoplysninger om dig for at kunne varetage administrationen af ejendommen og for at overholde dansk lovgivning. Vi skal videregive oplysninger til ejendommens revisor og advokater, din ejendomsmægler i forbindelse med salg samt evt. til tvistinstanser, huslejenævn og domstole (Skifteretten). Vi er forpligtede til at indberette persondata til SKAT og kommuner i forbindelse med udbetaling af løn eller legater og opnåelse af boligstøtte eller anden støtte og refusioner.

Når vi udarbejder forbrugsregnskaber, er det nødvendigt at sende dine kontaktoplysninger og oplysninger om aconto-indbetalinger til aflæsningsfirmaet.  

Hvis der er brug for håndværker til at reparere noget i din lejlighed, kan det være, at vi giver håndværkeren dine kontaktinformationer, så I selv kan aftale et tidspunkt, der passer. Hvis der er byggesager på ejendommen, kan det også være, at vi giver håndværkerne dine kontaktoplysninger, så de kan koordinere med dig og dine naboer om, hvornår de kan komme ind i de enkelte lejligheder. Hvis det er aftalt med kunden, at BJØRNSHOLM Drift og Bygherrerådgivning A/S er rådgiver på byggesagen, kan dine kontaktoplysninger være givet hertil med samme formål at kunne videregive til håndværkere mm.

NETS sender oplysninger om dit navn, adresse og opkrævning til brug for at udsende huslejeopkrævning til dig.

I ejendomme med beboerrepræsentation kan vi have pligt til at videregive relevante oplysninger om andre lejere og lejemålene til repræsentationen.

Til brug for huslejenævnssager kan der være behov for at fremskaffe sammenligningslejemål, hvilket betyder, at lejekontrakter i sammenlignelige lejemål skal fremvises, ligesom nævnet nogle gange også ønsker at besigtige lejemålene. Lejekontrakter, der udleveres til eksterne advokater til brug for sammenligningslejemål i huslejenævnssager, som du ikke er part i, vil altid være anonymiserede. Hvis advokaten har brug for at komme i kontakt med dig, udleverer vi kun mailadresse og/eller telefonnummer.

I tilfælde af at ejendommen, du bor i, bliver solgt, eller ejendommens ejer ønsker at skifte administrator, er BJØRNSHOLM forpligtet til at videregive alle ejendommens oplysninger, herunder personoplysninger til ny administrator, som så fremover vil være databehandler. Hvis en udlejningsejendom er omfattet af reglerne om tilbudspligt, hvor lejerne har mulighed for at købe ejendommen og stifte en andelsboligforening, skal vi efter loven udlevere kopi af alle lejekontrakter mv.

BJØRNSHOLM hverken videregiver eller modtager personoplysninger til eller fra tredjelande og internationale organisationer. Hvis der på et tidspunkt opstår et legitimt behov herfor, vil du forinden blive orienteret herom.

Bruger vi andre virksomheder til behandling af dine personoplysninger, indgår vi altid databehandleraftaler hermed, som nærmere regulerer virksomhedens behandling af personoplysninger på vores vegne. Der indgås fortrolighedsklausuler med eksterne antagede konsulenter.

Underdatabehandler
BJØRNSHOLM har indgået nødvendige aftaler med vores underdatabehandlere. Vores underdatabehandlere skal overholde vores sikkerhedskrav. De må ikke bruge personoplysninger til egne eller andre formål.

Hvilke tekniske og organisatoriske foranstaltninger anvender vi?
Vi anvender tekniske og organisatoriske foranstaltninger for at beskytte mod tilintetgørelse, tab, uautoriseret offentliggørelse og uvedkommende adgang til dine persondata.

Vi har blandt andet firewalls, krypteringer, adgangskoder, forbud mod USB-nøgler og flytning af data ud af BJØRNSHOLMS systemer herunder over på egen pc mm.

Personoplysninger transmitteres krypteret.

Uddannelse af medarbejdere
Vores medarbejdere er ved undervisning, processer og vejledninger oplært i, hvordan de forsvarligt skal varetage besiddelsen af personoplysninger, ligesom arkivering og sletning finder sted, når der ikke længere er behov for oplysningerne.

Vi bliver løbende orienteret og rådgivet om ændringer i persondatalovgivningen fra BJØRNSHOLM Advokater ApS.

Databrud
Vores medarbejdere har i alle tilfælde af databrud pligt til omgående at rapportere til den datasikkerhedsansvarlige medarbejder i BJØRNSHOLMS Advokater ApS, som foretager det fornødne i relation til underretning og genopretning på vegne af BJØRNSHOLM.

Opbevaring og sletning af dine personoplysninger
Vores medarbejder bliver løbende uddannet i hvordan de skal sikre og opbevare dine personoplysninger, vi arkiverer kun nødvendige oplysninger, og vi opbevarer data, så de automatisk kan slettes, når der ikke længere er brug for dem. Vi har kun undtagelsesvis behov for CPR-nummer, og her vil oplysningerne blive opbevaret, så det kun er de relevante medarbejdere som har adgang din denne fortrolige oplysning.

Vi skal naturligvis overholde dansk rets almindelige regler, herunder bogføringsloven, lejeloven, hvidvaskloven mv. samtidig med, at vi skal varetage vores kontraktmæssige forpligtelser overfor ejere mv., Vi opbevarer derfor personoplysninger i 5 år efter beboerens fraflytning. Herefter anonymiseres beboeren, som betyder, at langt de fleste modtagne personoplysninger slettes. For at vi kan overholde lejeloven, sletter vi dog ikke følgende dokumenter:

• lejekontrakter inkl. tillæg og bilag
• lejevarslinger og forbedringsforhøjelser
• nævnsafgørelser og domme.

I BJØRNSHOLMS slettevejledning har vi interne regler om, hvornår data, herunder personoplysninger, kan slettes. De fleste sletninger foretages systemteknisk og/eller ved kassation af evt. fysiske dokumenter.

Rettigheder – din adgang til indsigt, berigtigelse, sletning, begrænsning eller indsigelser
Du har ret til at vide, hvilke oplysninger vi har om dig. Ønsker du dette vil du som udgangspunkt få udleveret en digital kopi heraf.

Du har ret til at gøre indsigelse mod behandling af personoplysninger, hvis vores behandling er baseret på artikel 6, stk. 1, litra f). I sådanne tilfælde må vi kun behandle dine personoplysninger, hvis vi er i stand til at demonstrere overbevisende legitime grunde til at gøre det. Når vi behandler personoplysninger baseret på dit samtykke, har du ret til at fortryde dit samtykke til enhver tid. Du kan kontakte os for at trække samtykke til vores behandling af dine personlige data tilbage.

Du har ret til at få urigtige oplysninger om dig rettet. I særlige tilfælde har du i henhold til databeskyttelsesforordningen ret til at få slettet oplysninger om dig, inden tidspunktet for vores almindelige generelle sletning indtræffer. Du har i visse tilfælde ret til at gøre indsigelse mod behandlingen af dine personoplysninger også efter databeskyttelseslovgivningen. Du har ret til dataportabilitet (udlevering af data). Hvis du ønsker indsigt i, hvilke oplysninger vi har liggende, eller at klage over vores behandling af personoplysninger, bedes du sende en mail med detaljerne i din klage til privacy@bjornsholm.com. Vi håndterer din klage og vender tilbage til dig hurtigst muligt. Du kan også indgive en klage til Datatilsynet, hvis du er utilfreds med den måde, vi behandler dine oplysninger på.

I Datatilsynets vejledning om de registreredes rettigheder, som du finder på www.datatilsynet.dk kan du læse mere om dine rettigheder, herunder retten til at indgive en klage til Datatilsynet, hvis du er utilfreds med den måde, vi behandler dine personoplysninger på. Datatilsynets kontaktoplysninger finder du tillige på www.datatilsynet.dk.

Denne politik opdateres løbende ved behov.
opdateret 05.03.2024