Persondatapolitik

Persondatapolitik for boligadministration i BJØRNSHOLM A/S

BJØRNSHOLM A/S er underlagt databeskyttelsesloven og databeskyttelsesforordningen, hvilket bl.a. betyder, at vi er forpligtet til at oplyse om, når vi behandler personoplysninger, og hvilke personoplysninger vi behandler, samt hvilke rettigheder den person, hvis oplysninger vi behandler, har.

Databehandlers kontaktoplysninger

BJØRNSHOLM A/S Bredgade 25 F 1260 København K +45 3331 1002 CVR. 37975737 legal@bjornsholm.com

Hvordan behandler vi dine persondata

Når vi behandler dine persondata, gør vi det på vegne af vores kunder, som er ejerne af de ejendomme, andelsbolig-, ejer- og grundejerforeninger, som vi administrerer.

Vores kunder er dataansvarlige, og BJØRNSHOLM er databehandler i denne sammenhæng. I forbindelse med BJØRNSHOLMs administration af almene boliger er det boligorganisationen, som er dataansvarlig.

BJØRNSHOLM indgår databehandleraftaler med alle vores kunder. Kunden (den dataansvarlige) har således forsikring om, at vi som databehandlere forpligter os til at overholde reglerne om behandling af persondata.

Hvorfor behandler vi dine persondata

Det er nødvendigt for at kunne administrere og drive ejendommen og din bolig jf. administrationsaftalen, at vi behandler dine persondata.

Men vi er også nødt til at gøre det for at kunne overholde lovgivningen og kontrakten med dig. For at kunne kommunikere med dig indhenter vi dine kontaktinformationer, og for at kunne udfærdige varmeregnskabet for hele ejendommen er vi nødt til at få oplysninger om dit varmeforbrug.

I nogle tilfælde er vi nødt til at få oplysninger om dit CPR-nummer og bankkonto, f.eks. hvis vi skal udbetale bestyrelseshonorar, eller fordi du som bestyrelsesmedlem skal legitimeres over for banken, eller der skal indgås betalingsaftaler o. lign.

Hvis ejendommen har ansatte, typisk viceværter, behandler vi personaleadministrative persondata i relation til ansættelsesforholdet for at kunne overholde lovkrav, udbetale løn, godtgørelser, søge refusion mv.

Vi indsamler og behandler alene personoplysninger, der er nødvendige og relevante, og vi sletter dem, hvis vi ikke længere har brug for dem.

Hvorfra stammer oplysningerne?

Vi får som regel oplysningerne fra dig selv i forbindelse med indgåelse af en lejekontrakt.

Modtagelsen af dine oplysninger kan også komme fra anden side, f.eks. tidligere administrator, ejendomsmæglere, offentlige myndigheder, klagenævn eller domstole eller fra andre beboere i forbindelse med en husordensklagesag.

Oplysninger kan overlades til ejendommens jurist, hvis det er aftalt med kunden, at for eksempel inddrivelse eller anden juridisk bistand varetages af denne.

Videregivelse af personoplysninger

Vi anonymiserer altid personoplysninger, hvor det er muligt.

I visse tilfælde er vi forpligtet til at videregive visse personoplysninger om dig for at kunne varetage administrationen af ejendommen og for at overholde dansk lovgivning. Vi skal videregive oplysninger til ejendommens revisor og jurister, din ejendomsmægler i forbindelse med salg samt evt. til tvistinstanser, huslejenævn og domstole (Skifteretten).

Lejekontrakter, der udleveres til eksterne advokater til brug for sammenligningslejemål i huslejenævnssager, som du ikke er part i, vil altid være anonymiserede. Hvis advokaten har brug for at komme i kontakt med dig, udleverer vi kun mailadresse og/eller telefonnummer.

Uddannelse af medarbejdere

Vores medarbejdere er ved undervisning, processer og vejledninger oplært i, hvordan de forsvarligt skal varetage besiddelsen af personoplysninger, ligesom arkivering og sletning finder sted, når der ikke længere er behov for oplysningerne.

Vi bliver løbende orienteret og rådgivet om ændringer i persondatalovgivningen af BJØRNSHOLM’s jurister.

Databrud

Vores medarbejdere har i alle tilfælde af databrud pligt til omgående at rapportere til den datasikkerhedsansvarlige medarbejder i BJØRNSHOLM’s jurist team, som foretager det fornødne i relation til underretning og genopretning på vegne af BJØRNSHOLM.

Opbevaring og sletning af dine personoplysninger

Vores medarbejdere bliver løbende uddannet i, hvordan de skal sikre og opbevare dine personoplysninger. Vi arkiverer kun nødvendige oplysninger og opbevarer data, så de automatisk kan slettes, når der ikke længere er brug for dem.

Vi skal naturligvis overholde dansk rets almindelige regler, herunder bogføringsloven, lejeloven, hvidvaskloven mv. samtidig med, at vi skal varetage vores kontraktmæssige forpligtelser over for ejere mv.

Rettigheder – din adgang til indsigt, berigtigelse, sletning, begrænsning eller indsigelser

Du har ret til at vide, hvilke oplysninger vi har om dig. Ønsker du dette, vil du som udgangspunkt få udleveret en digital kopi heraf.

Du kan kontakte os på privacy@bjornsholm.com, og du kan finde yderligere information hos Datatilsynet på www.datatilsynet.dk.

Denne politik opdateres løbende ved behov. Opdateret 31.10.2025