Hvidvaskpolitik – BJØRNSHOLM A/S
efter § 8 i lov om forebyggende foranstaltninger mod hvidvask af udbytte og finansiering af terrorisme.

BJØRNSHOLM A/S har, som led i fastsættelsen af en politik for virksomhedens overordnede strategiske mål for håndtering af sager omfattet af hvidvaskloven samt risikostyring, udpeget ejendomschef, advokat Jacob Bjørnsholm Madsen og regnskabschef Gitte Dalsgaard Andreasen som sammen med ledelsen skal sikre, at virksomhedens politikker, risikovurdering og forretningsgange holdes opdateret, samt at reglerne i hvidvaskloven efterleves af BJØRNSHOLM A/S.

Ovennævnte er sammen med BJØRNSHOLM A/S’ ledelse ansvarlige for virksomhedens risikoledelse og –styring, så BJØRNSHOLM A/S alene påtager sig sagstyper og indgår aftaler med kunder, der falder inden for BJØRNSHOLM A/S’ strategiske målsætning og kompetencer, samt at sagsområderne og kunderne, som virksomheden påtager sig, er identificeret og vurderet nærmere i ”BJØRNSHOLM A/S’ risikovurdering”.

BJØRNSHOLM A/S tilbyder specialiseret Asset Management og Property Management (ejendomsadministration) for kunder hjemmehørende i Danmark eller Europa.

Hvornår er BJØRNSHOLM A/S omfattet af hvidvaskloven
Hvidvaskloven har til formål at bekæmpe hvidvask og terrorfinansiering.

Det fremgår af hvidvasklovens § 1, stk. 1, nr. 16 og 17, at loven finder anvendelse på følgende virksomheder og personer:

”16) Virksomheder og personer, der i øvrigt leverer samme ydelser som de i nr. 13-15 nævnte persongrupper(….)”. (de nævnte persongrupper er advokater, ejendomsmæglere og revisorer, herunder skatterådgivere og eksterne bogholdere).

”17) Udbydere af tjenesteydelser til virksomheder, jf. § 2, stk. 12.
(de nævnte udbydere er ifølge § 2, stk. 12, ”Enhver (…..) når de erhvervsmæssigt udøver følgende virksomhed:
a) (…….)
b) (…….)
c) Stiller hjemstedsadresse eller anden adresse, der på lignende vis er beregnet som kontaktadresse og dertil knyttede tjenester, til rådighed for en virksomhed.

Hvidvasklovens regler om iagttagelse af forebyggende foranstaltninger mod hvidvask har derfor betydning i forhold til følgende kundegrupper i BJØRNSHOLM A/S:

1. Fonde og selvejende institutioner
   BJØRNSHOLM A/S’ adresse er kontaktadresse for fondene m.v., og BJØRNSHOLM A/S udfører bogføring på vegne af disse.
   BJØRNSHOLM A/S gennemfører derfor kundekendskabsprocedurer på fondene og deres bestyrelsesmedlemmer efter hvidvasklovens kapitel 3.
2. Udlejning af erhvervslejemål
   Når BJØRNSHOLM A/S indgår erhvervslejekontrakter, forhandler BJØRNSHOLM A/S kontraktsvilkår med den kommende erhvervslejer. Dette er en ydelse, der sidestilles med den ydelse, som en advokat yder for klienter.
   BJØRNSHOLM A/S gennemfører derfor kundekendskabsprocedure på lejer, der evt. kan være en juridisk person.
3. Administrationsaftaler med gårdlaug, ejer- og andelsboligforeninger
   BJØRNSHOLM A/S er som administrator af gårdlaug, ejer- og andelsboligforeninger omfattet af lovens § 1, stk. 1, nr. 17, jf. § 2, nr. 12, hvis gårdlauget og/eller foreningen er erhvervsdrivende [og i dette tilfælde, hvor vi samtidig stiller hjemstedsadresse til rådighed for kunden, skal BJØRNSHOLM A/S registreres i Virk.dk.] Det er gårdlauget/foreningen, hvis denne udlejer parkeringspladser eller udøver anden form for erhvervsvirksomhed.

Er gårdlauget/foreningen ikke erhvervsdrivende, vil BJØRNSHOLM A/S imidlertid være omfattet af hvidvasklovens § 1, stk. 1, nr. 16, når vi er ekstern bogholder for foreningen [i dette tilfælde – i modsætning til § 1, stk. 1, nr. 17-virksomheder – skal vi ikke registreres].

Hvidvaskprocedure
BJØRNSHOLM A/S gennemfører kundekendskabsprocedure på gårdlauget/foreningen ved at indhente følgende dokumentation:

• Foreningens adresse
• Matrikelnummer
• Evt. CVR
• Vedtægter og evt. stiftelsesdokumenter
• Referat fra seneste generalforsamling og gerne også et par år tilbage
• Årsregnskaberne
• Legitimation fra bestyrelsens medlemmer

Bemærk ved overdragelser af andelsboliger, hvor sælger selv finder sin køber af andelsboligen, evt. ved hjælpe af en ejendomsmægler, og hvor BJØRNSHOLM A/S blot er behjælpelig med at udfærdige en overdragelsesaftale, indhenter vi ikke legitimation, da denne ydelse ikke er omfattet af hvidvaskloven.

BJØRNSHOLM A/S gennemfører en kundekendskabsprocedure i forbindelse med etablering af kundeforholdet gennemfører for at lære kunden samt kundens formål at kende:

1. Kundekendskabsprocedure

• Vi gennemfører en kundekendskabsprocedure af kunden med udgangspunkt i BJØRNSHOLM A/S risikoprofil, dvs. vores løbende vurdering af risikoen for, at BJØRNSHOLM A/S kan blive misbrugt til hvidvask eller terrorfinansiering.
• På første møde med kunden, når der er tale om indgåelse af en ny administrationsaftale, anmodes om legitimation i form af kopi af pas, kørekort eller sundhedskort for at kontrollere kundens identitet. Hvis der helt undtagelsesvist ikke afholdes møde med kunden, dvs. lejeren eller bestyrelsen, indhenter vi kopi af pas eller kørekort og sundhedskort.
• Kundekendskabsproceduren opdateres løbende ud fra risikovurderingen og ud fra lovens skærpede, almindelige og lempede krav til kontrol.

2. Løbende kontrol og overvågning

• Vi overvåger løbende kundeforholdet og er opmærksomme på usædvanlige aktiviteter og mistænkelig adfærd.

3. Undersøgelsespligt

• Vi undersøger usædvanlige aktiviteter og transaktioner og be- og afkræfter mistanke.

4. Indberetningspligt

• Ved mistanke indberetter medarbejderne i BJØRNSHOLM A/S til den ansvarlige, dvs. Jacob Bjørnsholm Madsen i forbindelse med ejendomsadministration eller Gitte Dalsgaard Andreasen i forbindelse med bogføringen.
• Den ansvarlige underretter straks SØIK ved enhver ikke-afkræftet mistanke.

5. Undervisning
Alle medarbejdere, der er involveret i betjeningen af kunder, der er omfattet af hvidvaskloven, er undervist og efterfølgende en gang årligt trænet i hvidvasklovens regler, uanset karakteren af medarbejderens arbejdsopgave og ansvarsområde.

• BJØRNSHOLM A/S ledelse overvejer løbende, om denne politik i fuldt tilstrækkeligt omfang fastsætter de overordnede strategiske mål i relation til forebyggelse af hvidvask og finansiering af terrorisme samt det overordnede grundlag for strategisk og operationel risikostyring.

Yderligere information
Hvis du har spørgsmål eller brug for yderligere information om vores hvidvaskpolitikker, er du velkommen til at kontakte os på:

+45 3331 1002
legal@bjornsholm.com